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3 App che dovresti usare se hai una struttura ricettiva

Il mondo della ricettività sta diventando sempre più smart: internet e il digital mobile hanno prodotto massicci cambiamenti sul modus operandi di chi possiede un albergo, un B&B, un affittacamere o qualsiasi altra tipologia di struttura ricettiva. Contestualmente, chi viaggia desidera pianificare le proprie esperienze con l’estrema facilità di un click, lasciandosi ispirare e guidare dalle informazioni fruibili sul proprio device. Se possiedi o gestisci una struttura ricettiva continua a leggere perché in questo articolo ti parleremo di 3 app che potranno indubbiamente migliorare e velocizzare la tua metodologia di lavoro, facendoti risparmiare tempo e denaro.

1. Edgar Smart Concierge

Edgar Smart Concierge è un’app mobile, customizzabile, ideale per hotel, B&B, affittacamere, campeggi e property manager. L’obiettivo di questo digital concierge è fornire assistenza e accoglienza al guest già nella fase della progettazione del viaggio, integrando in una sola app tutti quei servizi, interni ed esterni alla struttura, che soddisfano le necessità di un ospite. In altre parole, Edgar è l’assistente di viaggio personale del tuo guest, che parla a nome della tua struttura.

Come funziona Edgar?

L’attivazione è molto semplice. Con poche mosse potrai creare l’app personalizzata per la tua struttura nell’apposito extranet, inserendo tutte le informazioni dettagliate che riguardano la tua attività. In seguito, dovrai invitare i tuoi ospiti a scaricare Edgar. Una volta scaricata l’app e inserito il codice relativo al tuo esercizio, i clienti potranno scoprire e prenotare i servizi interni alla struttura, messi da te a disposizione (come il fast check in, la SPA, il servizio di lavanderia, il servizio in camera ecc.) e usufruire dei servizi esterni (come la fruizione di una mappa geolocalizzata dove spiccano i punti di interesse da te consigliati piuttosto che la prenotazione di una visita guidata o di un ristorante). Tu, allo stesso modo, potrai ricevere le prenotazioni dei tuoi ospiti e interagire con loro attraverso commenti, messaggi istantanei e consigli, che ti permetteranno di avere un rapporto diretto con loro.

Quali sono i vantaggi per la struttura ricettiva?

  • Potrai aumentare i guadagni attraverso la tecnica di Upselling, che ti consente di proporre ai tuoi clienti servizi interni ed esterni prenotabili con la facilità di un click.
  • Avrai gli strumenti per monitorare costantemente il grado di soddisfazione del cliente, attraverso una comunicazione costante e personalizzata, che incide sulle recensioni.
  • Potrai migliorare la qualità del tuo operato: grazie ai servizi aggiuntivi arricchirai l’esperienza di viaggio del tuo ospite.
  • Avrai a disposizione dati e metriche che ti consentiranno di conoscere meglio il tuo ospite e quindi di soddisfare le sue necessità attraverso servizi e proposte personalizzate.
  • Risparmierai del tempo: Edgar ti permette di velocizzare i processi di registrazione e comunicazione.

Quali sono i vantaggi per il tuo ospite?

  • Avrà la possibilità di comunicare in maniera istantanea le sue necessità e gli eventuali problemi
  • Potrà consultare, direttamente dal proprio device, la mappa aggiornata e arricchita dai tuoi consigli, che si sostituisce allo scomodo materiale cartaceo
  • Potrà acquistare in maniera intuitiva ed autonoma i servizi interni ed esterni, messi a disposizione della struttura.

Quanto costa?

I piani tariffari di Edgar sono su misura e variano in base al numero di camere o di appartamenti che gestisci.

  • Il Piano Basic è l’ideale strutture che hanno fino a 3 camere o per gli Host che hanno fino a 3 appartamenti; il costo è di 5 € al mese per camera o appartamento;
  • Il Piano Small è per le strutture che hanno dalle 4 alle 10 camere o per gli Host che hanno dai 4 ai 10 appartamenti; il costo è di 4 € al mese per camera o appartamento;
  • Il Piano Medium è per le strutture che hanno dalle 11 alle 60 camere o per gli Host che hanno dagli 11 ai 60 appartamenti; il costo è di 3 € al mese per camera o appartamento;
  • Il Piano Large è per le strutture che hanno oltre 61 camere o per gli Host che hanno oltre 60 appartamenti; il costo è di 2 € al mese per camera o appartamento, e i preventivi sono personalizzabili
applicazioni smartphone per hotel

Viaggiatore felice – Photo by Icons8 team on Unsplash

2. Keesy

Chi possiede un esercizio extra alberghiero si trova spesso incastrato tra le mille incombenze che la gestione di una struttura comporta e talvolta non ha il tempo sufficiente per offrire ai clienti un servizio di alta qualità. Il processo di check-in e check-out degli ospiti, per esempio, richiede tempo, efficienza ed attenzione e non sempre si riesce a svolgerlo al meglio. A tal proposito subentra Keesy, un’applicazione che nasce per automatizzare il processo di check-in e check-out, disponibile 24 ore su 24.

Come funziona Keesy?

Tu host avrai un box a disposizione all’interno di un Keesy Point, un punto di raccolta chiavi video sorvegliato situato in un punto strategico della città. Riceverai un codice d’accesso che condividerai con i tuoi ospiti e, attraverso un sistema di riconoscimento automatizzato, loro potranno ritirare le chiavi che tu hai lasciato al box prima del loro arrivo. All’interno del Keesy Point i guest potranno inoltre inviare una scansione dei loro documenti di identità che verrà presa in carico dal sistema Keesy e inviata automaticamente alla questura, e tu riceverai le notifiche che ti terranno informato sulla loro attività. Se però sei un host che desidera accogliere i suoi ospiti con una stretta di mano, potrai affidarti a Keesy Digital, il servizio che si occupa solamente del compimento delle pratiche burocratiche, come l’invio dei documenti o il pagamento della tassa di soggiorno. Se invece vuoi un’alternativa smart all’utilizzo delle chiavi, puoi scegliere Keesy Smart, che consente l’apertura delle porte con il solo utilizzo dello smartphone. Questa tecnologia viene installata in parallelo al sistema di apertura precedente, quindi potrai continuare ad utilizzare anche le chiavi tradizionali.

Quali sono i vantaggi per la struttura ricettiva?

  • Avrai più tempo libero: Keesy facilita la tua vita da host e ti aiuta ad organizzare al meglio il lavoro
  • Non dovrai più occuparti delle pratiche burocratiche
  • Potrai gestire più immobili insieme con estrema facilità
  • Risparmi del denaro: il costo di un check-in su Keesy è senza dubbio inferiore al costo di un dipendente da pagare appositamente per un check-in
  • Nel caso di Keesy Point, ti viene garantito un servizio di video sorveglianza 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, in più gli sportelli sono antisfondamento e vige la tecnologia di apertura criptata

Quali sono i vantaggi per il tuo ospite?

  • Effettua la prenotazione senza essere vincolato agli orari prestabiliti del check-in (l’ospite può effettuare il check-in a qualsiasi ora, anche a tarda notte)
  • Nel caso del Keesy Digital, non deve preoccuparsi degli aspetti inerenti alla custodia delle chiavi: può usare semplicemente il suo smartphone.

Quanto costa? 

Il piano tariffario di Keesy varia in base alle tue necessità:

  • Box Basic: ha un costo di 3,20 € a Check-in e prevede il Box per ritiro/consegna chiavi al Keesy Point.
  • Digital: ha un costo di 4,90 € a check-in e comprende il check-in online prima dell’arrivo, il ritiro dei documenti prima dell’arrivo con relativo invio dei dati alla questura, la riscossione delle tassa di soggiorno, la riscossione di soggiorno e pulizie, le notifiche sulle attività dell’ospite e  l’invio del codice di accesso al sistema domotico.
  • Box Plus: ha un costo di 7,90 € a check-in e prevede il check-in online prima dell’arrivo, il ritiro dei documenti prima dell’arrivo con relativo invio dei dati alla questura, la riscossione delle tassa di soggiorno, la riscossione di soggiorno e pulizie, le notifiche sulle attività dell’ospite, il Box per ritiro/consegna chiavi al Keesy Point e il Check-in/out al Keesy Point
  • Keesy Smart: ha un costo di 55 € al mese più IVA per il primo anno e non ha nessun costo di installazione.

3. Roomplan

Sei stanco di dover annotare le prenotazioni della tua struttura ricettiva su quella grande agenda cartacea, così scomoda e ingombrante, che è meglio non portarsi dietro? Fortunatamente arriva Roomplan, l’applicazione ideale per gestire dal tuo smartphone il calendario delle prenotazioni.

Come funziona Roomplan?

L’app è disponibile sia su dispositivi Apple che Android e una volta installata ti consente di condividere in modo istantaneo le prenotazioni su più device, anche da sistemi operativo diversi. In questo modo, anche i tuoi collaboratori saranno costantemente al corrente degli aggiornamenti del calendario. Potrai personalizzare il planning con il numero, il nome delle camere, il tipo di servizio offerto, il canale commerciale dal quale l’ospite ha effettuato la prenotazione e la sua provenienza. Questi dati, oltre ad essere presenti nel tuo profilo, vengono salvati nel server, risolvendo così un altro problema frequente: la perdita dei dati cartacei. In più potrai accedere a una serie di statistiche generate automaticamente da Roomplan che ti permetteranno di avere una visione globale dell’andamento della tua attività ricettiva e, se vorrai, il tuo ospite riceverà una mail automatica al momento della prenotazione.

Quali sono i vantaggi per la struttura ricettiva?

  • Avrai l’agenda delle tue prenotazioni a portata di smartphone, in qualsiasi momento, anche senza la connessione Internet
  • Potrai condividere con estrema facilità il planning delle prenotazioni con chi collabora con te
  • Non rischi di perdere preziose annotazioni: i nostri server custodiscono tutto.

Quanto costa? 

Roomplan è scaricabile gratuitamente dall’Apple Store o da Google Play. Se desideri accedere però ai servizi di server e backup (che ti permettono la sincronizzazione su più device, l’invio della mail al cliente e l’invio di PDF ai tuoi collaboratori) avrai un costo di 3 € al mese IVA inclusa.